1. Länge: Kürzer ist besser

Mehr als 500 Zeichen sollte Eure Meldung nicht haben. Meist werden Veranstaltungen in der dafür vorgesehenen Rubrik eher ganz kurz angekündigt. Außer die Redaktion findet das Thema so spannend, dass sie ihm mehr Platz einräumt. Falls dieser erfreuliche Fall eintritt, meldet sich die Redaktion ohnehin bei Euch – und Eure Kurzmeldung hat ihren Zweck erfüllt. Es reicht also im Prinzip immer die kurze Ankündigung, an deren Ende ein redaktioneller Hinweis (siehe unten) erfolgt und die Kontaktadresse genannt wird.

2. Struktur: Über sieben Fragen müsst Ihr gehn

Genial: Anhand von sieben Fragen könnt Ihr quasi jedes Thema vollständig abhandeln. Sie passen für jedes Textformat. Für Ankündigungen braucht Ihr meist nur die ersten vier bis fünf. Aber seht selbst, das sind die berühmten sieben W-Fragen:

1. wer (um wen geht’s)
2. was (um was geht’s)
3. wo (Ortsangabe)
4. wann (Zeitangabe)
5. wie (nähere Umstände)
6. warum (Hintergrund)
7. woher (Quellen)

Was dann noch hilfreich ist: Nachrichtenagenturen schreiben Texte Absatz für Absatz. Die wichtigsten Informationen (Antworten auf die ersten vier W-Fragen) stehen im ersten Absatz – und natürlich immer der Anlass: Also die Antwort auf Frage 6: Warum ist das überhaupt wichtig?

Beispiele gesucht? Nehmt Euch einfach Texte von Nachrichtenportalen vor. Da könnt Ihr überprüfen, ob die Fragen alle beantwortet werden – oder ob da eventuell Murks gemacht wird.

3. Zielgruppen

Es ist unverzichtbar, in einer Ankündigung auch zu schreiben, an wen sie sich eigentlich richtet. Im Zweifel „an alle Interessierten“, auch dieser Hinweis ist zwar banal, aber eine Redaktion, die Euren Text bekommt, will nicht überlegen, wen er eigentlich betrifft. Gebt Ihr zum Beispiel Tipps für klimafreundlichen Gartenbau, schreibt Ihr rein: „Online-Chat für Gartenfreundinnen und -freunde“.

4. Absender

Das seid natürlich Ihr bzw. Eure Gruppierung. Selbstverständlich müsst Ihr das auch klar zu erkennen geben, am besten schon durch eine entsprechende Gestaltung (Seitenheader mit Logo, offizielles Briefpapier und ähnliches). Plant Ihr eine Informationsveranstaltung, solltet Ihr als Gruppierung allerdings hinter den Referent*innen zurückstehen. Das heißt, die Wer-Frage ist zunächst zu beantworten mit: „Professorin X, Klimaaktivistin Y und Experte Z diskutieren über Deutschlands Rolle beim weltweiten Klimaschutz.“ Danach folgt erst der Absender: „Zum Online-Talk lädt die KlimalisteRLP alle Interessierten herzlich ein.“ Apropos Klimaliste: Gerade bei kleinen Parteien sind Redaktionen leider sehr sparsam mit Veröffentlichungen, weil sie fürchten, dass sie damit Begehrlichkeiten wecken. Es empfiehlt sich daher, das Thema und die neutralen Teilnehmenden in den Fokus zu rücken.

5. Zuspitzung

Nur keine falsche Bescheidenheit! Euer Thema ist wichtig und damit das gleich klar wird, braucht Ihr eine Überschrift, die Aufmerksamkeit weckt und neugierig auf den Rest des Textes macht. Ihr müsst es nicht übertreiben, aber versucht einfach, Euch in die Leser*innen hineinzuversetzen. Also, wo würdet Ihr weiterlesen?

Bei

Ist das Klima noch zu retten? Deutschland in der Klimakrise

oder bei

Mehr Wind wagen: So kommt Deutschland aus der Klimakrise

Die zweite Überschrift hat zwei entscheidende Vorteile: Sie greift ein umstrittenes Detail heraus (Windkraft). Und sie gibt ein Versprechen ab: Wir sagen Euch, was wir tun müssen. Ihr seht also, es braucht keine Krawall-Headline, es genügt, die Leser*innen bei ihren Fragen abzuholen und Antworten anzukündigen.

6. Teilnahmebedingungen und Anmeldung

Wenn Ihr die vergesst, war alles umsonst. Am Anfang des Textes sollte die Wo-Frage beantwortet werden, etwa mit: „bei einer Online-Diskussion“. Am Ende wird’s dann konkreter: „Samstag, 25.12., 18 Uhr auf YouTube“. Am besten gleich mit Link. Alternativ oder parallel könnt Ihr eine Anmeldung anbieten, etwa über die Website oder per E-Mail.

7. Einladung an die Redaktion

Am Ende dürfen die Medien ruhig offiziell eingeladen werden: „Wir freuen uns, wenn ein Mitglied Ihrer Redaktion den Termin wahrnehmen kann. Für Fragen oder Interviewwünsche vorab stehen wir jederzeit zur Verfügung.“

8. Kontaktadresse

Sie steht immer am Ende vor der Boilerplate. Namen sind hier wesentlich ansprechender als eine info-at-Adresse. Der Kontakt sollte folgende Elemente enthalten: Name Eurer Gruppierung, Name und Position der oder des Absenders („Helga Müller, Pressesprecherin“), Anschrift, Telefon, Mail, optional noch die Social-Media-Accounts. Wer besonders sympathisch erscheinen will, packt noch ein Porträtbild des oder der Verantwortlichen dazu.

9. Boilerplate / Abbinder

Ganz am Ende steht felsenfest die Boilerplate, im Deutschen auch als Abbinder bezeichnet. Sie enthält die grundlegenden Angaben zu Eurer Organisation. Mehr nicht, also keine aktuellen Bezüge. Es geht nur darum, dass Journalist*innen auf einen Blick sehen können, wer ihnen hier einen Text geschickt hat.

10. Versand

Wenn Ihr die Einladung per Mail verschickt, braucht Ihr eine aussagekräftige Betreffzeile. Kopiert außerdem immer den ganzen Text gleich in die Mail, damit die Journalist*innen keine Anhänge öffnen müssen. Ihr könnt den Anhang trotzdem noch mitschicken, allerdings kann es dann passieren, dass die Mail nicht durchgeht, insbesondere wenn Ihr ein PDF schickt. Bilder müssen auch nicht mitgeschickt werden, es ist besser, hier einen Link anzubieten, am besten auf die eigene Website, um die Journalist*innen dorthin zu locken.